10 sfaturi pentru o ședintă reușită
- Respectați ora stabilită de începere, dar și cea de sfârșit. Nu uitați că participanții au și alte îndatoriri, și sunt mai dispuși să participe la o ședință dacă este scurtă și productivă.
- Asigurați-vă că ședința are un scop clar definit și cunoscut de toți invitații dinainte. Câteodată câteva telefoane, email-uri sau întâlniri unu-la-unu pot rezolva situația foarte bine, fără a fi nevoie de o ședință cu toată lumea.
- Respectați agenda stabilită. Este obositor pentru oricine să urmărească o ședință nestructurată.
- Faceți cunoscute realizările echipei, cât și cele individuale. Mulțumiți-le tuturor pentru contribuție.
- Atribuiți unui membru ala echipei rolul de a redacta minutele de ședință într-un stil clar, concis și consecvent. În acest fel oamenii au răspundere și toate acțiunile echipei vor fi documentate.
- Folosiți un un ton pozitiv. Există multe modalități de a emite o opinie sau de a adresa o întrebare. Asigurați-vă că acestea sunt sub forma unor critici constructive, încurajări, etc.
- Faceți ceva nou la fiecare ședință, pentru a menține lucrurile interesante. Folosiți o activitate de spargere a gheții (icebreaker) sau de energizare (energizer), rezervați puțin timp la începutul ședinței pentru a permite tuturor să împărtășească o experiență interesantă din munca lor din ultima perioadă, schimbați locația unde are loc ședința, etc.
- Evitați ca ședința să devină plictisitoare. Indiferent de subiectul ședinței, există modalități de a energiza și motiva participanții. Faceți mici pauze când este nevoie.
- Asigurați-vă că toată lumea a înțeles clar ce așteptări sunt de la ei în continuare și ce trebuie să facă în cazul în care întâmpină dificultăți în indeplinirea acestora.
- Asigurați-vă că opinia fiecăruia este ascultată și respectată.
Top
